Kể từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, một trong những thủ tục giấy tờ rắc rối và tốn thời gian nhất đối với cộng đồng người Việt tại Mỹ — hợp pháp hóa lãnh sự để dùng giấy tờ Mỹ ở Việt Nam, hoặc ngược lại — đã chính thức được đơn giản hóa. Việt Nam vừa trở thành thành viên của Công ước Apostille (Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công), sau khi nộp văn kiện gia nhập từ cuối tháng 12 năm 2025 và trải qua thời gian chờ theo quy định của công ước.
Thay đổi này có ý nghĩa thiết thực với rất nhiều gia đình Việt ở California, Texas, Florida hay bất cứ tiểu bang nào: từ nay, một giấy tờ do cơ quan Mỹ cấp — như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng cấp, giấy ủy quyền, lý lịch tư pháp (FBI background check) — chỉ cần đóng một con dấu apostille duy nhất là có thể dùng trực tiếp tại Việt Nam, không còn phải qua thêm bước xin hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam như trước đây.
Quy trình cũ rườm rà thế nào?
Trước ngày 11/9, một giấy tờ Mỹ muốn có giá trị pháp lý ở Việt Nam phải đi qua ba chặng: cấp/công chứng tại Mỹ, chứng thực (authentication) ở cấp bang hoặc liên bang, rồi cuối cùng mới đến bước hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam. Mỗi chặng đều mất thời gian xếp lịch hẹn, lệ phí riêng và có thể kéo dài nhiều tuần. Với Công ước Apostille có hiệu lực, bước hợp pháp hóa lãnh sự — vốn là khâu chậm nhất — đã được loại bỏ hoàn toàn cho các cặp quốc gia đã là thành viên công ước, trong đó có Mỹ và Việt Nam.
Xin apostille ở đâu, cho loại giấy tờ nào?
Điều quan trọng người dân cần biết là con dấu apostille không do một cơ quan duy nhất cấp, mà tùy loại giấy tờ. Giấy tờ do cơ quan liên bang cấp — như lý lịch tư pháp FBI, giấy nhập tịch, hồ sơ thuế IRS, hồ sơ An Sinh Xã Hội — phải xin apostille tại Bộ Ngoại Giao Mỹ (Office of Authentications) ở Washington, D.C. Trong khi đó, các giấy tờ do tiểu bang cấp hoặc công chứng — như giấy khai sinh, giấy hôn thú, bằng đại học, giấy ủy quyền — lại phải xin tại Bộ Trưởng Ngoại Vụ (Secretary of State) của chính tiểu bang đã cấp giấy tờ đó. Giấy tờ do tòa án liên bang cấp thì xin ngay tại văn phòng lục sự của tòa án đó. Nộp sai nơi là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
Chiều ngược lại cũng được áp dụng: giấy tờ do Việt Nam cấp — khai sinh, hôn thú, bằng cấp, án lệnh — nay có thể xin apostille ngay tại Cục Lãnh Sự (Bộ Ngoại Giao) ở Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ tại TP.HCM, rồi dùng thẳng ở Mỹ mà không cần thêm bước nào tại lãnh sự quán Mỹ.
Những điều không thay đổi
Bà con cần lưu ý vài điểm quan trọng để tránh mất công đi lại. Thứ nhất, yêu cầu dịch thuật sang tiếng Việt vẫn giữ nguyên — hầu hết cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam vẫn đòi bản dịch có công chứng hoặc chứng thực, apostille không thay thế cho việc dịch. Thứ hai, những giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9 vẫn còn giá trị, không cần làm lại. Thứ ba, thời hạn hiệu lực của giấy tờ gốc (ví dụ lý lịch tư pháp FBI thường chỉ có giá trị trong vòng 3-6 tháng) không thay đổi, nên vẫn cần tính toán thời gian nộp hồ sơ cho phù hợp.
Một điểm đáng chú ý khác: quy định mới chỉ áp dụng giữa các quốc gia đã là thành viên công ước và không phản đối việc Việt Nam gia nhập. Ba nước Đức, Áo và Cộng Hòa Séc đã chính thức phản đối, nên giấy tờ giữa Việt Nam và ba nước này vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự như cũ. Riêng với Mỹ — quốc gia đã tham gia công ước từ năm 1981 và không phản đối — quy trình apostille được áp dụng đầy đủ ngay từ ngày 11/9.
Ai sẽ hưởng lợi nhiều nhất?
Nhóm hưởng lợi rõ nhất là những người đang có hồ sơ chờ xử lý tại Việt Nam: người xin cấp phép lao động, nhà đầu tư đăng ký doanh nghiệp, các cặp đôi đang hoàn tất thủ tục kết hôn, phụ huynh làm giấy tờ cho con đi học, hoặc người về hưu định cư lâu dài ở quê nhà. Giới luật sư di trú và các văn phòng dịch vụ hợp pháp hóa giấy tờ cũng khuyến cáo nên dành thêm thời gian dự phòng trong mùa thu này, vì nhiều văn phòng cấp xã, cấp huyện tại Việt Nam có thể còn bỡ ngỡ với con dấu apostille mới, dù về mặt pháp lý quy định đã có hiệu lực.
Đây là một thay đổi nhỏ trong thủ tục hành chính nhưng tác động thiết thực đến hàng trăm ngàn gia đình người Việt ở Mỹ vẫn thường xuyên phải làm giấy tờ qua lại giữa hai nước — từ chuyện thừa kế, mua bán nhà đất, đến bảo lãnh và kết hôn.